Najczęściej przygotowuje się 1 bombonierkę na osobę, gdy upominek leży przy każdym nakryciu, albo 1 bombonierkę na parę, gdy większe pudełko wręczacie przy wyjściu. Do wyliczonej liczby doliczcie jeszcze 5–10% rezerwy.
Ile bombonierek przygotować na wesele?
Podstawą obliczeń jest nie tylko liczba gości, lecz także rozmiar upominku i sposób jego rozdawania. Mała bombonierka położona na każdym talerzu powinna przypadać na każdą osobę. Większy zestaw przekazywany podczas pożegnania może być przeznaczony dla pary albo całej rodziny.
Przykładowo, przy 100 gościach przygotujcie około 100 małych upominków na stoły. Jeżeli bombonierki będą wręczane przy wyjściu, policzcie pary, osoby przychodzące pojedynczo oraz rodziny, a następnie dodajcie zapas. Nie zakładajcie automatycznie, że wszyscy goście przyjdą w parach.
Jak sposób wręczenia wpływa na liczbę?
Miejsce przekazania upominków wyznacza jednostkę obliczeniową. Na stole liczy się każde nakrycie, natomiast przy wyjściu można przygotować jeden większy prezent dla osób tworzących wspólne gospodarstwo domowe.
| Rodzaj upominku | Sposób wręczenia | Sugerowana ilość | Komentarz logistyczny |
|---|---|---|---|
| Mała bombonierka | Na talerzu przy nakryciu | 1 sztuka na osobę plus rezerwa | Każdy gość otrzymuje własny upominek. |
| Większa bombonierka | Przy wyjściu z sali | 1 sztuka na parę lub rodzinę plus rezerwa | Trzeba uwzględnić także gości przychodzących pojedynczo. |
| Upominek dla dziecka | Na miejscu przy nakryciu lub przy wyjściu | Według przyjętej zasady dla dzieci | Może być osobnym drobiazgiem albo częścią rodzinnego zestawu. |
Wariant z upominkiem dla każdego gościa jest łatwiejszy do zorganizowania przy nakryciach, ale zwiększa liczbę zamawianych sztuk. Rozdawanie przy wyjściu może ograniczyć koszty, jednak wymaga wcześniejszego podziału gości na pary, rodziny i osoby przychodzące samodzielnie. Zbyt optymistyczne liczenie może sprawić, że zabraknie prezentu dla pojedynczego gościa lub osoby towarzyszącej.
Co uwzględnić przy zamawianiu bombonierek?
Przed złożeniem zamówienia przejrzyjcie ostateczną listę gości i zaznaczcie osoby, które będą otrzymywać upominki osobno. W obliczeniach uwzględnijcie następujące kwestie:
- Dzieci – zdecydujcie, czy dostają taki sam upominek jak dorośli, osobny drobiazg, czy prezent przeznaczony dla całej rodziny.
- Osoby towarzyszące – każdą osobę zaproszoną z partnerem lub partnerką trzeba uwzględnić w liczbie gości, nawet jeśli wcześniej nie była wpisana na pierwotną listę.
- Goście przychodzący pojedynczo – przy rozdawaniu jednej bombonierki na parę przygotujcie osobną sztukę dla każdej osoby, która nie tworzy na weselu wspólnej pary.
- Rezerwa 5–10% – doliczcie ją na pomyłki w liczeniu, późniejsze zmiany listy oraz sytuacje, w których upominek ulegnie uszkodzeniu.
Jeżeli lista obejmuje 80 gości, przy upominkach na talerzach zamówcie około 84–88 sztuk. Gdy większe bombonierki będą wydawane parami, najpierw policzcie faktyczną liczbę par i rodzin, a dopiero potem dodajcie 5–10% zapasu. Zaokrąglenie w górę jest bezpieczniejsze niż zamawianie dokładnie wyliczonej liczby.
Jak uniknąć chaosu przy rozdawaniu?
Przy upominkach umieszczanych na stołach zadanie jest proste – osoba przygotowująca salę układa po jednej sztuce przy każdym nakryciu. Trzeba tylko sprawdzić, czy liczba bombonierek odpowiada liczbie miejsc, a nie wyłącznie liczbie zaproszeń.
Jeśli prezenty będą wydawane przy wyjściu, wyznaczcie jedną osobę odpowiedzialną za ich pilnowanie i przekazywanie. Bombonierki najlepiej ustawić w łatwo dostępnym miejscu, ale poza ciągiem komunikacyjnym. Można wcześniej pogrupować je w zestawy dla par i rodzin, aby obsługa nie musiała podejmować decyzji w trakcie pożegnania.
Lepiej przygotować kilka bombonierek więcej niż ryzykować, że przy wyjściu zabraknie upominku dla jednej osoby.
Estetyka opakowania ma znaczenie, ale nie powinna utrudniać transportu ani rozdawania. Pudełka z inicjałami mogą pełnić funkcję dekoracyjną na stołach, natomiast przy wyjściu najważniejsza jest ich czytelna organizacja i łatwe przenoszenie.
Najprostsza zasada brzmi więc: liczba gości przy upominkach indywidualnych, liczba par lub rodzin przy większych zestawach, a do obu wariantów 5–10% zapasu. Taki sposób liczenia pozwala połączyć kontrolę kosztów z pewnością, że dla nikogo nie zabraknie prezentu.
